Appel à projet – créez votre événement

Dans le but de permettre l’émergence de nouveaux évènements d’envergure portés par la jeunesse vernonnaise, la ville souhaite mettre en place un appel à projet évènementiel à visée culturelle et sportive. Ce projet s’inscrit dans la continuité de la politique événementielle de la Ville.

Dossier de candidature

Il est attendu par la commune, un dossier de présentation détaillée de l’événement indiquant notamment le public ciblé, les objectifs visés.

Le statut associatif n’est pas obligatoire pour la phase de présentation, néanmoins il le sera si le projet est sélectionné. Un délai sera accordé pour la constitution de l’association, la ville pourra apporter son soutien dans les démarches à entreprendre.

Le dossier de candidature devra comporter :

• Une présentation du porteur de projet, responsable de l’organisation de l’évènement
• La fiche appel à projet ci-joint
• Une note d’intention avec croquis (ou simulation) qui indiquera les orientations du projet
• Un portfolio de réalisations (sélectionnées en fonction de leur pertinence à l’égard de l’appel à projets)
• Un budget prévisionnel détaillé

Date limite de dépôt des dossiers : 21 février (cachet de la Poste faisant foi). Tout dossier arrivé après cette date ne sera pas pris en compte.

Critères de sélection

La sélection du projet reposera sur différents critères, dont voici une liste non exhaustive :

• Originalité du projet
• Faisabilité de l’événement
• Contribution au rayonnement et à l’image de Vernon
• Moyens proposés par le porteur du projet, financements, logistique
• Connaissances des consignes de sécurité

La gratuité de l’événement est souhaitée par la ville.

La commune portera son attention aux projets qui pourront s’inscrire en complément de la programmation annuelle évènementielle, culturelle et sportive de la commune (avec la possibilité de s’inscrire dans un évènement existant) et notamment ceux en lien avec les objectifs « terre de jeux 2024 ».

La sélection du lauréat se fera dans le cadre d’une commission créée spécifiquement pour cet appel à projet.

Périmètre concerné

3 sites seront privilégiés :

• Esplanade Jean Claude Asphe
• Parc des Tourelles
• Parc Urbain de la fonderie

Il sera possible de proposer d’autres lieux si les spécificités du site concerné répondent aux contraintes techniques, réglementaires et sécuritaires.

Calendrier

La durée de l’événement ne devra excéder trois jours consécutifs. Cet évènement devra être positionné dans la période se déroulant 1^er mai au 30 septembre.

Partenariat et organisation technique

Le soutien de la commune sera accordé par le versement d’une subvention de fonctionnement de 10 000€ pour contribuer à l’organisation de l’événement dans les meilleures conditions.

La ville se réserve un droit de regard sur la totalité de l’organisation qui découle d’un partenariat entre la commune et l’association. Le service événementiel, instructeur des dossiers, accompagnera les organisateurs pour :

• Un soutien administratif comme la déclaration du dossier préfecture, si cela est nécessaire
• L’élaboration des plans et des consignes de sécurité
• La formation technique : montage de barnums, barrières BAAVA, praticables, etc
• Un renfort logistique par la proposition d’un catalogue pour le prêt exceptionnel de matériel (dont livraison) incluant : scène mobile dont le montage ; extincteurs ; barrières, etc
• Des supports de communication : l’ensemble des supports de communication de la ville de Vernon

Le matériel mis à disposition devra être restitué dans son état de livraison.

Les dossiers sont à envoyer à :

Service évènementiel, Mairie de Vernon Place Barette 27200
Ou par email à evenementiel@vernon27.fr